Lean
5 concepts Lean que tout RecOps devrait connaître.
Bienvenue dans la newsletter : RecOps !
Pour les présentations, je suis Stan responsable recrutement dans une ESN specialisé devOps le jour et consultant recOps la nuit.Tu peux voir ma tête et mes services ICI !
Pour faire simple: je suis passionné d’outils, IA et surtout d’amélioration continue.
Et tout se que je decouvre je te le partage dans recOps avec un objectif en tête : Augmenter ta productivité en tant que recruteur.
Et tu n’es pas tout seul : en ce moment même, ce sont 606 autres collègues qui partagent cet instant avec toi. :)
Et on commence…
Maintenant !
Au programme :
5 concepts Lean que tout RecOps devrait connaître (environ 4 - 5 mins de lecture).
Le Hub des ressources ! (blog / tools)
5 concepts Lean que tout RecOps devrait connaître
Je passe en ce moment ma Green Belt Lean Six Sigma.
Chaque jour j’apprends de nouveaux concepts pour améliorer des process, et ce serait quand même dommage de ne pas les partager ici !
Alors parlons de Lean Six Sigma, déjà c’est quoi ?
Je ne vais pas te raconter l’histoire de Toyota (même si c’est vachement intéressant). (ok je te mets l’histoire ICI)
En bref : Lean 6 Sigma c’est une méthode qui te permet d’améliorer tes process. Simpleeeeee de même. Et c’est ça qui est cool.
Un exemple : Aujourd’hui on ne parle que d’intégration : Intégrer l’IA, des outils, un nouvel ATS, etc.
Mais il y a mille raisons pour que cette intégration foire :
Tu connais mal tes process,
Tes données, KPI, goulots d’étranglement,
Ton équipe est réticente au changement, etc.
L’outil et son intégration c’est la (presque) dernière étape quand on est dans un projet d’amélioration. Lean 6 Sigma c’est la méthode qui va te permettre de comprendre tes process et d’assurer la réussite de ce changement.
En soi, le job d’un RecOps, et c’est pour ça qu’on voit ça maintenant !
Le vrai job d’un RecOps
Avant les outils. Avant les dashboards. Avant les automatisations.
Le vrai travail d’un RecOps, c’est se battre contre deux ennemis permanents :
Le gaspillage : Tout ce qui consomme du temps, de l’énergie ou des ressources sans créer de valeur.
En recrutement ?
C’est ressaisir manuellement des données déjà présentes dans l’ATS. C’est attendre 5 jours une validation. C’est envoyer un email qu’un automatisme aurait pu gérer.
La variation : C’est l’irrégularité dans ton process. Deux recruteurs, deux façons de faire un entretien, générer un document, de suivre un pipeline….
Un poste traité en 12 jours, un autre en 30. Même rôle, même entreprise. La variation, c’est l’ennemi de la qualité et de la prédictibilité.
Tout le reste ?
C’est au service de cette mission :
Réduire le gaspillage. Réduire la variation.
Simple. Pas facile.
Le DMAAC : ta boussole
Si t’as déjà entendu parler de Six Sigma, t’as forcément croisé le DMAAC.
Définir→ Mesurer→ Analyser→ Améliorer→ Controler.
Je vais pas te faire un cours magistral là-dessus. Ce que tu dois retenir, c’est que c’est un cadre. Une façon de penser un projet d’optimisation de A à Z, sans brûler les étapes.
Ça va être le fil conducteur (invisible) pour la suite de l’article.
Takt time vs Temps d’exécution : est-ce que ton process est réaliste ?
Deux concepts. Une seule question derrière : est-ce que ton process peut physiquement tenir le rythme ?
Le Takt time, c’est le temps dont tu disposes pour traiter un recrutement. C’est dicté par le business. Si tu dois pourvoir 10 postes en 30 jours, ton Takt time par poste, c’est 3 jours.
Temps d’exécution, c’est le temps que ça prend vraiment. De la réception du brief au retour candidat. Tout compris.
Le problème ? La plupart des équipes recrutement ne savent pas combien de temps prend chaque étape. On a une vague idée du time to fill global. Mais le détail ? Rarement mesuré.
La règle est simple : si ton temps d’exécution dépasse ton Takt time, t’as pas un problème de motivation. T’as un problème de design de process. Et plus l’écart est grand, plus la pression sur ton équipe est forte.
Cartographie + observation de temps : vois ce que tu fais vraiment
Avant de changer quoi que ce soit, faut voir ce qui se passe vraiment.
Deux outils. Différents. Complémentaires.
La cartographie d’abord. Elle te donne une image visuelle de ton process. Deux formats utiles en recrutement :
La swimlane : qui fait quoi, à quelle étape. Recruteur, hiring manager, candidat, RH admin. Chaque couloir, un acteur. En deux heures, tu vois les doublons, les zones de flou.
La cartographie de la chaîne de valeur : elle va plus loin. Elle distingue ce qui crée de la valeur réelle, de ce qui n’en crée pas. C’est elle qui te permet de prioriser.
L’observation de temps ensuite. La cartographie te montre quoi. L’observation de temps te dit combien. Tu mesures le temps réel de chaque tâche, via de l’observation, un outil comme Clockify ou une auto-évaluation honnête avec ton équipe.
Combien de temps passe vraiment un recruteur sur la rédaction d’une offre ? Sur la coordination avec le hiring manager ? Sur la saisie dans l’ATS ?
Souvent, la réponse surprend tout le monde.
La combinaison des deux, c’est là que ça devient puissant :
Tu vois non seulement ce qui se passe dans ton process, mais tu mets un chiffre dessus. Et un problème qu’on peut mesurer, c’est un problème qu’on peut résoudre.
(On dirait pas comme ça, mais je te promets que c’est cool à faire ;) )
Muda, Muri, Mura : les 3 visages du problème
Ta cartographie est prête. Les temps sont mesurés. Maintenant, tu sais nommer ce que tu vois.
Muda, c’est le gaspillage pur. L’action qui ne crée aucune valeur. Ressaisir des données. Envoyer un accusé de réception à la main. Attendre.
Muri, c’est la surcharge. Tu demandes trop au système. Un recruteur sur 40 postes. Un hiring manager qui est le seul valideur alors qu’il est en réunion 6h par jour. Le process craque. Pas par manque de volonté. Par mauvaise conception.
Mura, c’est l’irrégularité. Le flux instable. 2 postes en janvier, 22 en mars. Ton process n’est pas calibré pour les pics. Résultat : qualité en chute libre, délais qui explosent, équipe sous l’eau.
Les trois sont liés. Mura génère Muri, qui génère Muda. C’est une chaîne. Et ta cartographie te permet de voir exactement où elle se brise.
Poka-Yoke : rends l’erreur impossible
Concept Lean que j’adore. Traduit littéralement : “éviter les erreurs involontaires.”
L’idée : ne pas compter sur la discipline humaine pour maintenir la qualité. Concevoir le process pour que l’erreur soit structurellement impossible.
Exemple concret tiré d’un mandat client sur Zoho. La fonctionnalité Blueprint oblige les recruteurs à une action à chaque transition d’étape. Impossible de faire passer un candidat en entretien sans avoir complété les notes de préqualification (par exemple).
Résultat : plus de relances. Le process l’impose tout seul.
C’est pas de la méfiance envers ton équipe. C’est du bon design.
Pareto : choisis tes batailles
T’as maintenant une cartographie, des temps mesurés, et des problèmes identifiés.
Nouveau problème : y’en a trop. Par où commencer ?
La règle des 80/20. 80% de tes problèmes viennent de 20% de tes causes. Ton job : trouver ce 20%.
Classe tes irritants par fréquence et par impact. Les quelques problèmes qui reviennent tout le temps et qui coûtent le plus cher en temps ou en qualité ? C’est là que tu commences. Pas ailleurs.
C’est simple. C’est efficace. C’est Pareto.
Une dernière chose.
Les process, c’est fait par des humains, pour des humains.
Dès que tu lances un projet d’optimisation, implique les gens concernés dès le début. Pas à la fin pour valider. Dès le début pour co-construire.
Bonne chance à tous les RecOps qui se lancent dans ce chantier.
C’est là que se construit la vraie valeur !
Le Hub des ressources !
Deux ressources qui ont particulièrement attiré mon attention ce dernier mois !
Anthropic avec Claude, attaque le marché de l’utilisation de l’IA en entreprise via une académie, des cours gratuits et surtout des certifications.
Est-ce que ces certifications vont devenir des prochains incontournable avant d’embaucher un candidat? Le temps nous le dira !
https://anthropic.skilljar.com/
Une des plus grosses optimisations (selon moi), reste de pouvoir parler à son ordinateur et qu’il écrive pour toi. Surtout pour un recruteur, on passe notre temps à écrire des messages, documents, mails.
https://www.murmure.app/ se veut local, sécuritaire, open-source et gratuit !
Les GPTs
Bolt : https://chatgpt.com/g/g-3LWQsY4kB-bolt
Et voici pour aujourd'hui,
On se retrouve dans un mois !
En attendant, dis-moi ce que tu as pensé de la newsletter d'aujourd'hui !