Bienvenue dans la newsletter : RecOps !
Très heureux de te présenter cette sixième édition !
Pour les présentations, je suis Stan recruteur / RecOps, passionné d’outils, IA et process.Un objectif avec cette newsletter : Augmenter ta productivité en tant que recruteur.
Et tu n’es pas tout seul : en ce moment même, ce sont 421 autres collègues qui partagent cet instant avec toi. :)
Et on commence…
Maintenant !
Au programme :
🎯 Comment mettre en place une stratégie RecOps dans son entreprise ? - Sara Lachiheb-Bernier (environ 3 - 4 min de lecture).
⚙️Les 4 outils de Bolt (moins d’une minute).
💡Les 4 articles RecOps de Kora (moins d’une minute).
📊Les datas du marché de l’emploi au Québec (1 à 2 min)
🎯 Comment mettre en place une stratégie RecOps dans son entreprise ?
Salut, moi c’est Sara. 👋
Je travaille chez in Residence (WEFY Group) en tant que Recruteuse, et je suis actuellement en mission RPO dans une belle boîte tech française d’IA.
J’adore les sushis, bivouaquer… et les RecOps.
Les RecOps ? On en entend beaucoup parler ces derniers temps, et laisse-moi te dire que c’est une bonne nouvelle. Mais beaucoup peuvent se sentir impressionnés par ce “Ops” qui rime souvent avec “geek”. Alors, je te rassure, pas besoin de certification pour mettre en place une stratégie RecOps au sein de sa boîte. Il te suffit de curiosité, d’intérêt pour le sujet, et d’un peu de méthode. Voici donc ma recette de fée (j’adore les fées 🧚♀️) pour se lancer. Promis, tu n’auras aucun mal de crâne après ça !
Alors, déjà, c’est quoi les RecOps ?
Si tu es abonné à cette newsletter, tu le sais peut-être, mais une piqûre de rappel, ça ne peut pas faire de mal : les RecOps (Recruitment Operations), c’est tout ce qui va permettre aux recruteurs et recruteuses d’être plus efficaces dans leur travail au quotidien. Cette discipline repose sur 4 piliers :
Data : Collecter et analyser les données pour mieux comprendre et améliorer les process,
Process : Designer un process de recrutement robuste et efficace pour satisfaire les candidats ET les équipes qu’on staffe,
Outils : Utiliser les bons outils au bon moment, comme les ATS et les solutions de sourcing (de plus en plus AI-powered aujourd’hui),
Formation : Former les recruteurs, managers, et interviewers à l’usage des outils, des process, et de la data (donc les 3 points ci-dessus en gros).
Les 4 points doivent se suivre dans cet ordre. On ne met pas la charrue avant les bœufs… 🐂
1. Data : Le point de départ d’une stratégie RecOps
Adopter une mentalité « data-first »
Une stratégie RecOps efficace commence par une compréhension claire de ce qu’il se passe dans ta boîte au niveau du recrutement. Autrement dit, tu es obligé de passer par la case data pour que tu puisses repérer ce qui va, ce qui ne va pas, et ce qui peut être amélioré. Tout ça te permettra de re-designer le process de recrutement si besoin et de choisir les bons outils.
Définir la data dont tu as besoin
La première étape consiste à cartographier le process de recrutement et à identifier les KPIs dont tu vas avoir besoin pour l’analyser. Par exemple :
Taux de retours aux annonces,
Taux de réponse aux messages d’approche,
Time to Hire,
Time to Fill,
Taux de validation de période d’essai (le plus plus oublié, il pleure tout seul au fond de la classe, alors que c’est quand même la base 🥲).
Récolter la data
Une fois que tu sais ce qu’il faut aller chercher, il faut aller le chercher. Deux types de data doivent être collectés :
La data existante : Recueille celle déjà présente dans tes outils actuels comme ton ATS ou tes fichiers Excel. N’oublie pas d’organiser des échanges avec les équipes opérationnelles pour compléter cette data avec des feedbacks qualitatifs.
Les données manquantes : Un audit d’au moins deux mois est nécessaire si tu n’as pas l'habitude de tracker certains KPIs (voire tous) et que tu n’as rien/walou/nada. Et on évite de faire ça sur les mois d’août ou de décembre aussi pertinents pour récolter de la data quali en recrutement que des épées en fleurs dans une bataille contre des dragons.
Analyser les données
L’analyse commence par la définition d’un référentiel clair : qu’est-ce qu’un bon indicateur dans le contexte de ta boîte ou de tes équipes ? Par exemple, un Time to Fill acceptable pour un Lead Designer peut être de 3 mois, mais ce délai pourrait être trop long pour un poste de chargé de marketing junior. Ne compare pas les fées et les lutins. ❌
Ensuite, reporte tes résultats actuels avec tes objectifs pour identifier les écarts et définir tes priorités.
Les challenges de l’analyse
L’analyse de la data est souvent plus complexe que la collecte de la data. Il faut notamment gérer les désaccords entre recruteurs et managers sur ce qu’est un bon KPI, sur ce qui urgent et moins urgent – ce qui, parfois, peut rendre l’accompagnement par un spécialiste RecOps particulièrement utile dès cette étape.
2. Process : Ajuster le recrutement grâce à la data
Améliorer les process
La data collectée va te permettre d’identifier les priorités et de fixer des objectifs réalistes (un peu comme la fée Morgane qui coache le roi Arthur dans sa quête du Saint Graal ✨). Voici comment procéder :
Priorités immédiates : Identifie les quick wins faciles à mettre en place comme améliorer le taux de retour sur LinkedIn en personnalisant davantage tes messages ou en réajustant la cadence de tes relances.
Projets à plus long-terme : Par exemple, élargir le pool d’interviewers nécessite du temps pour les former.
Garde en tête que les RecOps sont une démarche itérative. Un bon process évolue au fil d’ajustements successifs.
Simplifier et documenter
Un process clair et documenté est essentiel. Si une étape te semble compliquée à décrire par écrit, c’est qu’elle est trop complexe et qu'elle doit donc être simplifiée. Le mieux est l’ennemi du bien en la matière !
Mesurer les progrès
Un indicateur clé pour suivre l’impact de tes améliorations est le Net Promoter Score (NPS) candidat. Ce score reflète la satisfaction des candidats (recrutés ou non : c’est important !) et te permet de mesurer l’efficacité globale de tes optimisations. 🪄
3. Outils : Choisir et intégrer les bons outils
Automatisation et IA : Avancer avec prudence
Dernièrement, recruteurs et RecOps ont un problème d’“outillite”. Ils en mettent PAR-TOUT. Alors que, je t’arrête tout de suite, Michel : un outil ne résoudra pas tes problèmes si celui-ci n’est pas adapté. Toutes les entreprises n’ont pas forcément besoin de mettre en place de l’automatisation – surtout si leur volume de recrutement est assez faible (moins de 20 par an). Avant de t’équiper, il est essentiel que tu repères les pain points identifiés grâce à ton audit data (voir point 1).
ATS : la pierre angulaire
Pour le coup, s’il y a un outil dont tu as besoin, c’est celui-là. Un ATS efficace doit être non seulement adapté au volume de recrutements (Lever pour 5 recrutements par an, c’est clairement pas pertinent), et connecté à tes autres outils, comme LinkedIn ou ton SIRH.
Outils complémentaires
En fonction de tes besoins, tu peux ajouter des outils pour automatiser certaines tâches, comme :
Les prises de notes pendant les entretiens (ex. : Mojo, Metaview),
La gestion du scheduling d’entretiens (ex. : Calendly, Goodtime),
La centralisation des fonctions (ex. : Ashby, qui combine ATS et outils d’automatisation).
Éviter l’effet “wow” des outils
Avant d’adopter un outil, applique le framework MOSCOW pour évaluer son utilité :
Must have : L’outil répond à une exigence essentielle (spoiler alert : l’ATS est dedans),
Should have : L’outil répond à un besoin important, mais pas indispensable,
Could have : Bonus utile,
Won’t have : Pas nécessaire, il ne répond pas à tes OKRs et n’améliorera pas tes KPIs.
Ce cadre te permet de ne pas choisir un outil uniquement parce qu’il est “grave stylé” et que ses fonctionnalités sont “impressionnantes”.
Conclusion, Mélusine ? 🦄
Une stratégie RecOps n’a rien d’élitiste ou d’inaccessible. Avec une approche méthodique basée sur la data et des outils bien choisis, toute entreprise peut améliorer son process de recrutement, sans avoir de baguette magique sous le coude !
Et si tu as besoin d’une fée ou d’un féetaud RecOps pour t’aider à te lancer, tu peux jeter un coup d'œil au service RecOps d’in Residence ou me contacter directement sur LinkedIn !
À bientôt ! 🤩
⚙️ La rubrique de Bolt :
Les tools de la boite à outil de Bolt cette semaine :
🚀 Concierge AI
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💡La rubrique de Kora :
Les pépites de connaissances qui ont retenu l’attention de Kora ce mois-ci :
🚀 Les GPTs
Bolt : https://chatgpt.com/g/g-3LWQsY4kB-bolt
Sondage de la semaine
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